“Yo más que nadie, tengo clara la importancia del ecommerce en la industria del vino, pero hoy estoy abocado a la cosecha. No tengo el foco y el tiempo que el proyecto merecen”.
Este tipo de enunciados aparecen frecuentemente. En mi caso los escucho ligados a proyectos ecommerce en la industria del vino. Aunque en otras industrias, seguramente se escuchen enunciados similares.
Me gusta referirme a este concepto como “La trampa del tiempo y el foco”. Explico.
Directores y gerentes suelen estar colapsados. Muchos de ellos piensan que es temporal. Pero a cada temporalidad, se le suma otra temporalidad.
En la industria del vino, las empresas reparten muchas responsabilidades y decisiones en pocas personas. La mayor parte de la industria está formada por pymes, muchas de ellas familiares.
Estas pymes administran un negocio complejo, como es el negocio del vino. Las urgencias se suceden y esto es constitutivo del tipo de empresa, no es excepcional.
«Dejé todo ordenado para las vacaciones». «Me fui unos días y ahora tengo mil cosas». La vendimia, la cosecha, se fue un empleado muy importante, problemas sindicales, temas de importación de insumos, temas de exportación, y la lista sigue.
La realidad es que los proyectos que no son de supervivencia y que requieren tiempo y foco, nunca se implementan. O se implementan cuando por algún motivo, se vuelven urgentes. O cuando un cambio de personas o puestos, modifica la decisión. Por eso resulta en una trampa pensar que, más adelante, que “voy a tener más tiempo”, se va a implementar.
Para avanzar en temas importantes no urgentes se requiere tres tácticas: transformar el gran proyecto en un conjunto de proyectos más pequeños; utilizar un proceso ordenador de personas y tiempos; contar con apoyo de especialistas.
Enfoque divide y vencerás
Todos hemos escuchado o leído que la única forma de comerse un elefante es en pedazos. La primera vez que lo escuché estaba en la escuela primaria y estaban de moda los chistes de elefantes.
Otra forma habitual en que se referencia la división de un problema grande para poder enfrentarlo, es hablando de “baby steps” o “pasitos de bebé”. Términos que escuché por primera vez en el secundario con la película “What About Bob?” 🙂
Divide y vencerás es muy de la licenciatura en sistemas y supongo de ingeniería en general.
En cualquier caso nos estamos refiriendo a lo mismo: cuando un problema no lo podemos abordar y lo vivimos postergando, para poder resolverlo, necesitamos dividirlo en partes o pasos suficientemente pequeños, para poder resolverlos.
Cuando hablamos de ecommerce en la industria del vino, observamos que es normal evaluarlo como la apertura de un nuevo canal. Cuando eso sucede, se vuelve necesario involucrar a la gerencia financiera, a la comercial, integrar sistemas, hacer participar a marketing y posiblemente incluir en la discusión al dueño de la bodega o al gerente general.
En ecommerce, la forma de partir el elefante es entender que lo primero es armar la tienda online. Más adelante nos podemos ocupar de un plan comercial que derive en un plan de marketing. Luego, con el crecimiento de la tienda, posiblemente se vuelva importante integrar sistemas.
Pero si me enfoco en el primer paso, seguramente todo será más digerible.
Proceso adecuado
La diferencia entre las tareas y proyectos habituales de una empresa con los proyectos de única vez, es que los primeros son conocidos. Llevan implícitos un proceso. Ese proceso es el que garantiza resultados previsibles. El proceso involucra operaciones, responsables, tiempos, dependencias.
Lamentablemente los proyectos de única vez no siempre tienen un proceso explícito y ordenado.
En este tipo de proyectos primero se debe definir el proceso. En el caso de acudir a un proveedor externo, al evaluarlo, se debería evaluar su proceso. Esto que parece trivial, no es tan común.
En mi experiencia como proveedor de ecommerce para bodegas y vinotecas, cuando presento propuestas, los potenciales clientes están interesados en el precio, en el tiempo, en el alcance y tal vez en la tecnología. Pocos, en los procesos.
Los procesos eficientes son los que garantizan el éxito en tiempo y forma.
Muchos proyectos fracasan o extienden sus tiempos por no tener un proceso adecuado.
En el armado de una tienda de ecommerce para la industria del vino, existen tres tareas que hay que atender para no retrasar el proyecto. El armado del catálogo que involucra la selección de productos, la información que voy a exponer y la fotografía; la selección y contratación de operador logístico que suele llevar más tiempo que el que dicta el sentido común; y la definición de la estética que requiere premura porque condiciona el desarrollo general del sitio.
Por supuesto que el proceso de un proyecto ecommerce es mucho más que ello. En el caso de Combinatoria, contamos con un proceso de 8 semanas, donde cada semana hay pautada una reunión que tiene tópicos preestablecidos. Además el cliente cuenta con un tablero en la herramienta “Trello” que le anticipa al cliente y le detalla las tareas que va a tener que realizar.
Apoyo de especialistas
Habitualmente los proyectos importantes, no urgentes, son proyectos no regulares. Por lo tanto es normal que no se cuente con especialistas dentro de la empresa para abordarlos.
Es fundamental apoyarse en especialistas. Los especialistas serán los que tengan el proceso definido, los que podrán anticiparse a los problemas y los que podrán garantizar, resultados, tiempos y anticipar las necesidades de participación de los participantes de la bodega.
Si el cliente no cuenta con especialistas, lo cual es lo más probable, es importante que acuda a ellos en terceros.
Un especialista es capaz de mostrar el futuro. Cuenta con un proceso que puede anticipar. Debería tener casos similares desarrollados y puede anticiparse a las necesidades y a los problemas a resolver.
Un especialista debe poder mostrarnos el camino de manera anticipada.
No puedo dejar de decir, que en Combinatoria somos especialistas. En particular, en ecommerce para la industria del vino.
Conclusión
Cuando nos encontramos postergando un proyecto, esperando contar con tiempo, debemos: en primer lugar dividir el problema para poder abordar la primer parte del mismo. En el caso de un canal de venta online, el armado de la tienda. Luego buscar un especialista que cuente con experiencia para problemas similares al mío. Por último, al evaluar al especialista, comprender como su solución va a ser útil para todas las etapas en que partí mi proyecto.
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